En nuestra experiencia acompañando transformaciones ágiles dentro de las organizaciones, encontramos con frecuencia, que hasta 90% de lo que se ejecuta depende de terceros, así mismo identificamos diferentes tipos de impedimentos y dentro de los más frecuentes son la forma de contratación de esos terceros, en este artículo presentaremos nuestra recomendación de tipos de contratos ágiles para proyectos Scrum.

Tradicionalmente, los terceros son contratados usando la modalidad de precio y alcance fijo, en donde el contratista se compromete a entregar un alcance por un valor definido en una fecha definida, o son contratados por el tiempo y los materiales que utilicen y se les paga por horas trabajadas. En estas dos modalidades de contratación tradicional tenemos limitaciones. Veamos las características y limitaciones de estos dos tipos de contratos tradicionales:

Precio y alcance fijo:
• El alcance es definido al inicio con detalle
• Se espera un gasto fijo sin variación, situación que no necesariamente pasa
• Los requisitos no coinciden con las necesidades al final del proyecto
• Requiere gerencia de cambios tradicional

Por tiempo y materiales:
• Se paga por tiempo ejecutado no por desempeño
• Necesita microgerencia porque no hay motivaciones para terminar rápidamente

Estas contrataciones tradicionales tienen varias limitaciones que vienen de supuestos equivocados.

Suponemos que podemos definir con detalle todo el alcance que necesitamos en un proyecto desde el inicio, también suponemos que estos requerimientos que estamos definiendo son los adecuados para el éxito. La realidad actual y la complejidad de los proyectos hace que estos supuestos ya no sean válidos. Los supuestos y limitaciones que tenemos cuando hacemos contratos tradicionales son estos:

• Supuestos equivocados sobre la definición del alcance: El modelo de cascada supone que es posible describir el objeto de un contrato (el alcance) al comienzo de un proyecto, y que la descripción no cambia o cambia poco.

• Expectativas equivocadas de los líderes: Debido a lo incompleto e impredecible de la información para definir el proyecto, el tiempo de entrega es a menudo extendido a meses, e incluso años. Los líderes y los expertos no enfrentan la realidad de que su planeación no representa correctamente la realidad.

• Requerimientos detallados en el momento equivocado: Los requisitos detallados van perdiendo valor con el tiempo y aun así se definen desde el comienzo en la contratación tradicional

• Requerimientos equivocados: los requisitos en los proyectos de software varían hasta en un 3% por mes. Por lo tanto, en un año y medio, la mitad de los requisitos van a cambiar. La planeación detallada que se hizo ya no es adecuada para los nuevos requisitos

¿Entonces cuál es la alternativa ágil para la contratación?

Existe un tipo de contrato ágil para proyectos Scrum que denominamos contrato de Precio Fijo Ágil. En este contrato se equilibran los intereses de proveedores y clientes. Se crea un nuevo contrato en forma de modelo cooperativo para la implementación en donde no se establece un alcance fijo con anticipación, sino que se define un marco para el logro los objetivos de negocio.

Esto se logra combinando principios de cooperación y flexibilidad en el diseño de los mejores requisitos posibles.

Para garantizar la seguridad en el presupuesto, se incorpora un precio tope. Este acuerdo proporciona un método claro en cuanto a cómo se definen e implementan conjuntamente los pedazos del alcance (dividido en sprints), que hacen parte del alcance macro (el backlog), pero el acuerdo no contiene especificaciones detalladas finales.

Características de un contrato precio fijo ágil:
• Alcance variable con cambios gerenciados a diferentes niveles
• Se define el alcance macro, los supuestos y el valor de las funcionalidades
• El riesgo es compartido en un porcentaje
• Se define una fase control inicial con opción de salida
• Incentivos para compartir ahorros y para ser un proveedor eficiente

El contrato precio fijo ágil permite:
• Hacer frente a los requisitos cambiantes
• Evitar los costosos requisitos detallados antes del inicio de un proyecto tanto como sea posible, manteniendo el tema, los principios de cooperación, y el precio dentro de los límites
• Cumplir con los límites de calidad y presupuesto especificados
• Garantizar la transparencia y la comunicación oportuna
• Evaluar el rendimiento en intervalos cortos
• Hacer que los proyectos de desarrollo ágiles sean claramente capitalizables

¿Cuáles son las recomendaciones para crear contratos ágiles?

En el proceso de definición de contratos ágiles vamos avanzando en etapas que nos permiten tener seguridad sobre las definiciones y compromisos. Veamos cada una de ellas:

1. Definiciones macro:
• Definir el contrato a nivel de producto o visón de proyecto, temas y épicas desde la perspectiva del usuario (es decir, a un nivel en el que el contrato está completo, pero aún no se describe en detalle).
• Posteriormente, desarrollar un marco legal y comercial apropiado para las entregas del proyecto ágil que las dos partes estén de acuerdo

2. Detallar una épica al nivel de historias de usuario:
• Especifique los detalles de una épica, hasta el nivel de las historias de usuario sin llegar a los micro-detalles de cada una. El resultado es un conjunto representativo de historias de usuario de diversos grados de complejidad
• Las historias de usuario a este nivel deben describirse en una oración o párrafo breve que describa la función sin especificar todos los detalles necesarios para entrar en el ciclo de desarrollo

3. Estimar un conjunto de historias de usuario y por analogía el alcance global:
• En un taller conjunto se realiza una estimación global del esfuerzo de un conjunto de historias de usuario de referencia del paso 2
• Con la estimación por analogía, se estima la complejidad de todo el alcance. Desglosándolo hasta la velocidad y costos de equipo, este resultado es un rango indicativo de precio fijo. Es indicativo porque el precio es realmente fijado sólo en una etapa posterior

4. Definir riesgo compartido, puntos de salida y fase de validación:
• Este acuerdo establece que después de la fase de validación, el rango indicativo de precios fijos se convierte en un rango de precio fijo real (“real” en vez del valor fijo ilusorio y aleatorio de los contratos tradicionales)

5. Definir el alcance, la gerencia de gastos y el gobierno para toma de decisiones
• Definir un gerente del proyecto del lado del cliente y un gerente de producto del lado del proveedor
• Definir un comité de toma de decisiones de ambas partes que se debe reunir a cada dos semanas (o máximo a cada mes). También se debe definir un comité ejecutivo que se reúne cada mes (o máximo a cada dos meses)
• Definir una instancia independiente, que puede ser un experto de IT seleccionado por ambas partes y puede solucionar diferencias en términos de alcance

6. Definir un modelo motivacional, un modelo cooperativo y considerar un sistema de bonificación.
• Este modelo funciona porque todos contribuyen a la visión del producto. Para esto el contrato debe favorecer que se compartan los beneficios de los ahorros y que el proveedor busque la máxima eficiencia
• Compartir los ahorros: Se puede tener un bono que sea proporcional al valor residual del contrato, o también que el cliente le garantice al proveedor un contrato adicional por el valor del volumen residual
• Ser un proveedor eficiente: En el modelo de cooperación debe ser relativamente simple para cada parte abandonar el proyecto. El proveedor buscará mejorar la eficiencia y el conocimiento colectivo adquirido por el equipo

En conclusión los contratos ágiles permiten alinear los objetivos de todas las partes y son una construcción conjunta entre el proveedor y el cliente. Al crear contratos ágiles tenemos mayores beneficios porque se define un proceso para lograr alinear los objetivos de ambas partes.

Si deseas que te acompañemos en el proceso de transformación ágil de tu empresa u organización. ¡Contáctanos!